Bearbeiten, prüfen, kommunizieren
- und das alles digital
Im digitalen Vorgangsraum prüfen Sie Anträge, verwalten eingereichte Dokumente und organisieren den Austausch mit anderen Fachabteilungen – einfach online, ohne Papier.
Bei der Digitalen Baugenehmigung erleichtern standardisierte Prozesse und automatisierte Workflows die Arbeit. Gleichzeitig wird die Zusammenarbeit mit Antragstellenden sowie anderen Dienststellen vereinfacht. Sie arbeiten und kommunizieren gemeinsam auf einer zentralen Online-Plattform. Über passende Schnittstellen erfolgt der sichere Datenaustausch mit externen und internen Stellen.
Das Herzstück der Digitalen Baugenehmigung
Der Vorgangsraum (VGR)
Der VGR ist ein Cloudspeicher. Hier liegen alle für die Digitale Baugenehmigung erforderlichen Daten. Auf diese Daten können Sachbearbeitende und Antragstellende zugreifen, diese bearbeiten und verändern.
Die kollaborative Antragsstellung vereinfacht den Baugenehmigungsprozess enorm. Der VGR macht zudem die Zusammenarbeit zwischen Behörde und Antragstellenden effizienter.
Der gesamte Prozess vom ersten Hochladen der Daten über deren Bearbeitung bis hin zum Erteilen der Genehmigung ist digital. Papier wird nicht mehr benötigt. Dadurch werden Behörden deutlich entlastet.
So funktioniert die Antragstellung und -bearbeitung über den VGR
Der VGR ermöglicht die Online-Zusammenarbeit zwischen Antragstellenden, Behörden sowie externen und internen Stellen.
1. Antragserstellung:
Antragstellende wählen zu Beginn des Antrags ihre Rolle aus (Bauherr, Vertreter des Bauherrn und/oder Entwurfsverfasser). Sie können den Antrag kollaborativ stellen. In einem eigenen Bereich „Zusammenarbeit“ können weitere Personen eingeladen und Rollen zugeteilt werden. Die Einladung erfolgt per Mail. Zugang erhalten die Eingeladenen über einen speziellen Zugangslink sowie ein Passwort, die vom Online-Dienst generiert werden. Alle Eingeladenen können Daten im VGR eingeben und Anlagen hochladen. Wird ein Antragsschritt bearbeitet, ist er während der Bearbeitung für andere Rollen gesperrt.
2. Einreichen des Antrags
Der Antrag wird über den VGR digital eingereicht.
3. Antragsbearbeitung & Kommunikation
Nachdem der Antrag online eingereicht wurde, können Sachbearbeitende diesen prüfen und bearbeiten. Über den VGR können Sachbearbeitende mit den Antragstellenden kommunizieren und so z.B. Dokumente nachfordern. Antragstellende sowie alle am Antrag Beteiligten können über den VGR auch mit anderen Behörden und Stellen kommunizieren. Alle über den VGR versendeten Nachrichtenaus- und -eingänge werden dem jeweiligen Vorgang exakt zugeordnet.
4. Prüfung & Erteilen der Baugenehmigung
Der Bescheid für die Baugenehmigung können Sachbearbeitende online über den VGR absenden. Ebenso wird auch der Gebührenbescheid über den VGR verschickt. Jederzeit können Antragstellende über den VGR kontaktiert werden, um bei einer Ablehnung des Antrags notwendige Unterlagen für die Zustimmung anzufordern.
Einfache Anbindung externer und interner Stellen
Über eine sichere Schnittstelle können externe und interne Stellen in den Vorgangsraum eingeladen werden. Sie erhalten dann einen eigenen Zugang und Zugriff auf die für sie freigegebenen Dokumente. Abhängig vom Status können sie die Dokumente lesen, bearbeiten, downloaden und kommentieren. Jede Stellungnahme wird dem Vorgang direkt zugeordnet. Wird ein XBau-konformes Fachverfahren vollständig angebunden, werden die Prozesse innerhalb des VGR über XBau-Nachrichten gesteuert.
Die Digitale Baugenehmigung – für effizientere Prozesse
Wann spart Ihre Behörde Zeit und Aufwand?
Die Funktionsweise des Vorgangsraums (VGR) einfach dargestellt
Digitales Baugehmigungsverfahren im Vorgangsraum
Sie haben sich bereits registriert?
